Setiap organisasi membutuhkan struktur dan desain organisasi
yang jelas dan nyata. Hal itu penting karena dengan adanya struktur dan desain
organisasi akan memperjelas strategi organisasi dalam usaha mencapai tujuannya.
Efektivitas individu, kelompok dan organisasi mempengaruhi perilkau individu
dan perilaku kelompok.
2. PENGERTIAN
1)
Struktur adalah suatu pola pekerjaan (pattern of
jobs) dan kelompok pekerjaan (groups of jobs) yang merupakan faktor
penting dalam mempengaruhi perilaku individu maupun kelompok dalam organisasi.
2)
Organisasi adalah unit sosial yang dibentuk secara
sadar oleh beberapa individu, untuk mencapai tujuan bersama. Usaha untuk
mencapai tersebut perlu dikoordinasikan.
· Complexity menunjukkan seberapa jauh pendistribusian aktivitas
organisasi ke dalam unit-unit yang lebih kecil. Masing-masing unit akan
mengerjakan aktivitas yang berbeda dengan unit yang lain.
· Horizontal differentiation dapat dilakukan dengan memperhatikan
jenis tugas, orientasi pekerjaan dan latar belakang pendidikan individu.
·
Formalization menunjukkan aturan-aturan atau proses kerja yang berlaku
dalam organisasi. Semakin baku aturan dan prosedur kerja tersebut, maka dalam
organisasi akan menjadi semakin formal.
·
Centralization menunjukkan cara pengambilan keputusan dalam organisasi.
Apabila keputusan lebih banyak diambil oleh manajer puncak maka organisasi akan
menjadi semakin exsentralisasi.
3. KONSEP-KONSEP DASAR ORGANISASI
Untuk dapat membentuk struktur organisasi yang baik,
diperlukan pemahaman terhadap konsep-konsep dasar organisasional. Dengan
memahami konsep-konsep ini, manajer akan dapat mengevaluasi sisi positif dan
negatif dari suatu struktur organisasi.
1)
Division of labor. Untuk dapat mencapai tujuannya, organisasi harus
melakukan serangkaian kegiatan. Kegiatan itu akan dapat dilaksanakan dengan
baik, jika individu memiliki kemampuan untuk melaksanakannya. Konsep ini
menyatakan bahwa kegiatan organisasi sebaiknya dipilih-pilih menjadi aktivitas
yang lebih sederhana dan pengerjaannya diserahkan pada orang-orang tertentu.
2)
Unity of command. Konsep ini berarti bahwa seorang bawahan seharusnya
hanya memiliki satu alasan. Apabila ia memiliki lebih dari satu atasan dan
masing-masing atasan mempunyai tuntutan yang berbeda, akan terjadi konflik
dalam diri individu tersebut. Hal ini karena ia harus menentukan pilihan mana
yang lebih diprioritaskan.
3)
Authority and responsibility. Individu memiliki wewenang (authority)
karena ia menduduki posisi tertentu dalam organisasi. Dengan posisinya itu, ia
dapat mendelegasikan suatu pekerjaan kepada bawahannya (line authority).
Wewenang merupakan konsep yang lebih sempit dari power. Ia ada hanya
karena individu menempati posisi tertentu.
4)
Departementalization. Konsep ini erat kaitannya dengan konsep spesialisasi
pada kegiatan organisasi sebaiknya dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu.
Kegiatan organisasi/perusahaan dapat dikelompokkan berdasarkan fungsi yang
dijalankan (fungsi-fungsi perusahaan), produk yang dihasilkan, pelanggan yang dilayani
dan daerah operasi. Dengan pengelompokan ini akan mempermudah koordinasi dan
integrasi.
Ada berbagai pengelompokan pekerjaan
(departementalisasi) yang kita ketahui, tetapi yang lain sering digunakan
adalah:
a) Departementalisasi
berdasarkan fungsi
b) Departementalisasi
berdasarkan daerah (teritorial)
c) Departementalisasi
berdasarkan produk
d) Departementalisasi
berdasarkan konsumen.
5)
Departementalisasi campuran dan perubahan span of
control. Konsep ini berusaha menunjukkan bahwa efektivitas kegiatan
pengendalian terhadap karyawan sangat dipengaruhi oleh jumlah karyawan yang
dikendalikan oleh atasan. Semakin sedikit jumlah bawahan, maka efektivitas
kegiatan pengendalian akan semakin baik. Rentang kendali (span of control)
ini selanjutnya akan menentukan struktur hirarki perusahaan. Banyak perusahaan
yang mempengaruhi efektivitas rintangan (span), antara lain:
a) Tingkat hubungan
(kontak) yang diwajibkan
b) Tingkat
spesialisasi
c) Kemampuan
berkomunikasi
d) Pengetahuan dan
kepribadian atasan
e) Keseragaman
pekerjaan bawahan
f) Kompleksitas
pekerjaan
g) Tingkat
pengetahuan bawahan
h) Letak geografis
dan rencana organisasi
i)
Kejelasan tujuan dan rencana organisasi
4. DESAIN ORGANISASI
Desain organisasi ditentukan oleh komponen-komponen yang
membentuk struktur organisasi perusahaan (complexity, formalization, dan
centralization). Desain organisasi akan ditentukan oleh derajat ketiga
komponen di atas. Desain organisasi secara umum dapat dibedakan menjadi mechanistic
structure dan organic structure. Kedua jenis desain organisasi itu
memiliki ciri yang saling bertolak belakang. Struktur mekanistik memiliki
derajat yang tinggi pada ketiga komponen struktur organisasi (high
complexity, high formalization dan centralization). Sementara itu
struktur organik memiliki ciri yang berlawanan dengan struktur mekanistik (low
complexity, low formalization dan decentralization).
5. DIMENSI STRUKTUR ORGANISASI
Empat keputusan tentang desain yaitu pembagian kerja,
pendelegasian wewenang, departementalisasi, dan rentang kendali mempunyai
pengaruh terhadap struktur organisasi. Hubungan antara empat keputusan desain (design
decisions) dengan dimensi struktur organisasi (dimension of organization
structure) dengan dimensi struktur organisasi (dimension of organization
structure) dijelaskan berikut ini:
Pembentukan tinggi (high formulation) hasil dari:
1)
Spesialisasi tinggi
2)
Pemberian wewenang
3)
Departemen fungsional
4)
Rentang kendali luas
Sentralisasi (high complexity) hasil dari:
1)
Spesialisasi tinggi
2)
Wewenang terpusat
3)
Departemen fungsional
4)
Rentang kendali putus
Kompleksitas tinggi (high complexity) hasil dari:
1)
Spesialisasi tinggi
2)
Pemberian wewenang
3)
Departemen konsumen, produk dan teritorial
4)
Rentang kendali luas.
6. EFEKTIVITAS STRUKTUR
Perilaku individu dalam organisasi dipengaruhi oleh
pekerjaan-pekerjaan yang dikerjakan oleh setiap individu dan kelompok,
pekerjaan itu sendiri memberikan dorongan yang kuat terhadap perilaku individu.
Untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau tugas, karyawan (anggota) dalam
organisasi akan saling berhubungan satu dengan yang lain. Dan hubungan (interaksi)
yang terjadi sangat ditentukan oleh struktur organisasi itu sendiri.
Hubungan-hubungan yang terjadi antara karyawan dapat menimbulkan berbagai hal,
seperti perasaan persahabatan (friendship), kompetisi, saling membantu
kepuasan, dan dapat juga menimbulkan stres dan kegelisahan.
7. MENDESAIN STRUKTUR ORGANISASI
Para manajer yang akan mendesain struktur organisasi
dihadapkan pada berbagai kesulitan pengambilan keputusan, karena mereka harus
memilih berbagai alternatif, sehingga dapat dikatakan bahwa desain organisasi
terdiri dari keputusan-keputusan para manajer yang berpengaruh terhadap
struktur organisasi. Keputusan-keputusan yang diambil dapat dilakukan oleh
seorang manajer atau kelompok (tim) manajer. Berikut ini adalah
keputusan-keputusan yang biasanya dilakukan oleh para manajer. Dua keputusan
pertama menitikberatkan pada pekerjaan individu, sedangkan dua keputusan
terakhir lebih menitikberatkan pada pekerjaan kelompok, yaitu:
1)
Manajer harus memutuskan bagaimana membangun seluruh
pekerjaan (tugas) menjadi pekerjaan-pekerjaan kecil yang dapat dikerjakan oleh
individu. Kaitannya dengan ini adalah tingkat spesialisasinya.
2)
Para manajer mendistribusikan wewenang diantara
berbagai pekerjaan. Wewenang (authority) menjadi pekerjaan-pekerjaan
kecil yang dapat dikerjakan oleh individu. Kaitannya dengan ini adalah tingkat
spesialisasinya.
3)
Manajer harus menetapkan apa saja yang dipergunakan
sebagai dasar pembentukan kelompok kerja.
4)
Akhirnya, manajer menentukan besarnya masing-masing
kelompok dan kepada siapa kelompok-kelompok tersebut bertanggung jawab.
Kaitannya dengan keputusan ini adalah masalah rentang kendali (span of
control).
Keputusan yang diambil para manajer mengenai struktur
organisasi sangat bervariasi.
8. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI STRUKTUR ORGANISASI
Pemilihan struktur organisasi (desain organisasi) akan
disesuaikan dengan tujuan perusahaan. Karena tujuan antara perusahaan tidak
sama, maka hal ini akan membedakan desain organisasi masing-masing perusahaan.
Beberapa faktor yang dapat membedakan struktur organisasi adalah:
1)
Strategy. Strategi adalah cara yang ditempuh/dipilih organisasi untuk
mencapai tujuannya. Di lain pihak, struktur organisasi adalah alat yang
digunakan untuk membantu pencapaian tujuan organisasi. Jadi terdapat hubungan
yang erat antara struktur organisasi dengan strategi. Struktur organisasi akan
mengikuti strategi.
2)
Organizational size. Struktur organisasi juga dipengaruhi
oleh besar organisasi (jumlah individu dalam organisasi). Semakin banyak jumlah
anggota organisasi (organisasi semakin besar), maka struktur organisasi akan
semakin mendekati struktur mekanistik. Hal ini karena manajemen semakin sulit
mengendalikan aktivitas masing-masing anggota organisasi, sehingga ditetapkan
aturan-aturan baku yang jelas dan mengikat.
3)
Technology. Teknologi adalah cara atau metode transformasi input menjadi
output, karena hakikat keberadaan organisasi/perusahaan adalah untuk
menghasilkan output tertentu, maka teknologi juga akan mempengaruhi struktur
organisasi perusahaan.
4)
Environment. Organisasi merupakan suatu sistem yang menjadi bagian dari
sistem yang lebih besar (suprasistem), yaitu lingkungan. Lingkungan akan
mempengaruhi kegiatan operasi suatu organisasi (dan organisasi relatif tidak
mampu mengendalikan intensitas pengaruh tersebut). Untuk dapat menyesuaikan
eksistensinya, perusahaan harus mampu menyesuaikan diri dengan dinamika
lingkungan. Hal ini antara lain dapat dilakukan dengan melakukan perubahan pada
desain organisasinya.
5)
Power-control. Perubahan struktur organisasi tidak selalu terjadi karena
organisasi melakukan penyesuaian dengan perubahan pada variabel-variabel
tertentu. Struktur organisasi dapat berubah karena diinginkan oleh pihak-pihak
tertentu (untuk memenuhi ambisi mereka).
9. MINTZBERG’S FIVE BASIC DESIGN CONFIGURATION
Mintzberg menyatakan bahwa setiap organisasi memiliki lima
komponen dasar, yaitu:
a.
Operating core, terdiri dari pekerja yang berhubungan dengan proses
produksi.
b.
Strategic apex, yaitu manajemen puncak.
c.
Middle line, yaitu manajemen yang menghubungkan operating core dengan
strategic apex.
d.
Technostructure, terdiri dari para analis (pada berbagai fungsi perusahaan).
e.
The support staff, terdiri dari staf pada masing-masing bidang fungsi
perusahaan.
Struktur organisasi perusahaan dapat ditentukan dengan memperhatikan
dominasi kelima komponen dasar organisasi di atas. Berdasarkan dominasinya,
maka ada beberapa jenis/macam struktur organisasi, yaitu:
a.
The simple structure. Struktur ini ditandai dengan dominasi oleh strategic
apex. Ciri struktur ini adalah low complexity, low formalization, dan
wewenang berada/terpusat para individu tertentu.
b.
The machine bureaucracy. struktur ini ditandai dengan high
complexity, high formalization dan centralization. Organisasi oleh
karena itu memiliki pedoman-pedoman baku yang mengatur setiap aktivitasnya.
c.
The profesional bureaucracy. struktur ini merupakan penggabungan
antara standarisasi dengan desentralisasi. Organisasi ini memiliki high
complexity, high formalization tetapi mendesentralisasikan proses
pengambilan keputusan.
d.
The divisional structure. Pada struktur organisasi ini akan
terdapat unit-unit usaha yang memiliki otonomi pada bidang-bidang tertentu.
Meskipun mempunyai hak otonomi, keberadaan unit-unit tersebut masih berada
dalam koordinasi manajemen puncak (perusahaan induk).
e.
Adhocrac. Struktur ini sangat adaptif dan mudah menyesuaikan diri
dengan perubahan lingkungan (fleksibel). Hal ini terjadi karena terdapat low
complexity, low formalization, dan decentralization.
Kelima jenis bentuk struktur organisasi di atas memiliki
kelebihan dan kelemahan tertentu. Pemilihan struktur organisasi mana yang cocok
dengan perusahaan akan sangat dipengaruhi oleh tujuan organisasi dan kondisi
faktor-faktor eksternal.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar