XIII. PENGEMBANGAN ORGANISASI

1. PENDAHULUAN

Dalam menghadapi lingkungan yang berubah, organisasi bisnis perlu terus mengembangkan dirinya, dimana organisasi perlu berkembang menjadi lebih efisien dan bersaing lebih agresif. Dalam ungkapan sering dikenal adanya istilah: berubah atau mati.

2. PENGERTIAN

Pengembangan organisasi (Organizational Development/ OD) didefinisikan sebagai penerapan ilmu pengetahuan tentang perilaku dalam usaha jangka panjang untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam menghadapi lingkungan eksternal dan meningkatkan kemampuan pemecahan masalah-masalah internal. Jadi, OD mengacu pada proses persiapan dan pengelolaan perubahan organisasi (yang terencana), dengan menerapkan berbagai prinsip ilmu pengetahuan tentang perilaku manusia. Tujuan akhir OD adalah untuk mempertemukan tujuan organisasi, kelompok dan individu, melalui peningkatan keefektifan, keadaptasian, keterampilan pemecahan masalah, kepekaan, dan partisipasi aktif para anggota organisasi dalam seluruh aktivitas organisasi perusahaan. Tujuan OD dapat dipecah menjadi tiga subtujuan utama, yaitu perubahan sikap atau nilai-nilai modifikasi perilaku, serta perubahan struktur dan kebajikan.

3. NILAI DAN HASIL PENGEMBANGAN ORGANISASIONAL

Nilai utama yang terkandung dalam aktivitas OD adalah kerjasama dan adanya proses kerja yang partisipatif, jabaran dari kedua nilai tersebut adalah: adanya respek terhadap orang lain, kepercayaan dan dukungan penyamaan kekuasaan konfrontasi (tidak ada persoalan yang ditutup-tutupi), dan adanya partisipasi anggota organisasi dalam pengambilan keputusan.

4. KARAKTERISTIK PENGEMBANGAN ORGANISASI

OD memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

1)      Direncanakan, artinya OD merupakan perubahan yang terencana, berbeda dengan perubahan yang alami, tidak beraturan.

2)      Problem-oriented, maksud OD dilakukan guna memecahkan masalah yang dihadapi organisasi.

3)      Pendekatan sistem, yaitu perubahan salah satu bagian harus memperhitungkan bagian yang lain.

4)      Merupakan bagian integral dari proses manajemen, bukan merupakan kegiatan yang terpisah.

5)      Merupakan proses yang berkelanjutan dan berorientasi pada hasil jangka panjang.

6)      Berpijak pada peningkatan. Tujuan OD adalah untuk meningkatkan keefektifan dan keadaptasian organisasi, peningkatan kepekaan, serta mendorong partisipasi anggota organisasi.

7)      Menekankan pada intervensi kegiatan yang sedang berjalan dan peran aktif agen perubahan, sebagai katalis dalam proses OD.

8)      Didasarkan pada teori dan praktek yang jelas.

9)      Lebih ditujukan pada perubahan kelompok kerja.

5. PRINSIP PEMBELANJAAN DALAM HUBUNGANNYA DENGAN PROGRAM OD

Guna mendukung efektivitas program OD, beberapa prinsip pembelajaran harus diperhatikan. Prinsip-prinsip pembelajaran yang terpenting adalah sebagai berikut:

1)      Harapan dan motivasi. Harapan dan motivasi individu sangat mempengaruhi perilakunya. OD menyangkut masalah perubahan diri individu. Individu-individu akan bersedia menerima perubahan dan mengubah diri jika mereka memahami hasil perubahan bagi pemenuhan kebutuhan-kebutuhannya. Oleh karenanya manajer harus bisa menjelaskan kepada seluruh anggota organisasi akan manfaat masa depan perubahan yang akan diperoleh.

2)      Penguatan dan umpan balik. Individu akan mengulangi perilaku masa lalu pada situasi serupa apabila perilaku tersebut mendapatkan penguatan atau imbalan berupa imbalan yang positif, informasi dan perasaan bahagia. Sebaliknya individu akan meningkatkan perilaku masa lalu yang menghasilkan hukuman. Perubahan organisasi akan sukses jika perilaku yang telah membaik selalu dikuatkan. Sebaliknya perilaku yang buruk haru dikenai hukuman.

6. MODEL UMUM PENGEMBANGAN ORGANISASI

OD distimulir oleh kekuatan perubahan yang berasal dari lingkungan eksternal maupun lingkungan internal. Kekuatan perubahan mempengaruhi prestasi organisasi metode pengembangan dengan jalan membandingkan biaya dengan hasil, dan hasil nyata dengan yang seharusnya.

7. SUMBER PERUBAHAN

Secara garis besar, sebab perubahan organisasi dapat dikelompokkan menjadi dua: sumber di luar organisasi, yaitu kekuatan lingkungan eksternal, dan sumber yang ada di dalam organisasi, yaitu kekuatan lingkungan internal. Sumber perubahan yang berasal dari lingkungan luar yaitu perubahan pasar teknologi, perubahan sosial, hukum, maupun politik. Sedangkan sumber dari dalam organisasi dapat berupa perubahan proses pengambilan keputusan, perubahan proses komunikasi, maupun perubahan perilaku.

8. ISU PELAKSANAAN DALAM PENGEMBANGAN ORGANISASIONAL

Nilai-nilai dalam pengembangan organisasional antara organisasi-organisasi yang satu belum tentu berhasil untuk organisasi lain, dimana isu yang timbul menyangkut perbedaan dalam kebudayaan, politik terhadap perubahan dan etika dari kontrol yang dimiliki manajemen. Keberhasilan pelaksanaan pengembangan organisasional sangat ditentukan oleh budaya apa yang dimiliki organisasi saat ini. contohnya: sebuah organisasi yang semula menggunakan desain mekanistik dan akan diubah menjadi organisasi organistik, akan membawa hasil yang baik jika karyawan tergolong dalam kelompok Y (karyawan yang suka bekerja, kreatif dan penuh tanggung jawab sesuai dengan teori motivasi Douglas McGregor) dan tentunya akan menjadi suatu kegagalan jika diterapkan pada karyawan tipe X (malas, tidak suka pertanggungjawaban, dan perlu didesak untuk bekerja).

9. KETERLIBATAN/INTERVENSI PENGEMBANGAN ORGANISASIONAL

Ada 3 kategori teknik dan intervensi pengembangan organisasional yang dapat membawa perubahan menuju ke hasil yang positif, yaitu: structural interventions, task technology interventions, dan people focused interventions.

1)      Intervensi pengembangan organisasional secara struktural ditujukan untuk membuat organisasi lebih organic dan egalitarian, yang mana akan dicapai melalui program-program tertentu, seperti: reorganisasi struktural (pengubahan struktur organisasi yang lebih sesuai dengan desakan lingkungan, apakah akan bersifat mekanistik atau organik), sistem imbalan yang baru (untuk mengubah alat motivasi yang sesuai dengan tuntutan anggota organisasi dalam lingkungan saat ini), mengubah budaya dalam organisasi (terutama untuk menghilangkan budaya yang jelek dan mengenalkan nilai budaya yang sesuai dengan nilai-nilai yang diinginkan dalam pengembangan organisasional).

2)      Intervensi dalam tugas dan teknologi ditujukan untuk mengubah pekerjaan dan teknologi yang dilaksanakan oleh karyawan, melalui beberapa teknik, yaitu: dengan melakukan redesain pekerjaan (melalui job rotation, enlargement enrichment dan tim kerja otonomi), pengembangan sistem sosialteknikal (desain pekerjaan yang mengoptimalkan antara kepentingan sosial dan teknologi suatu pekerjaan), meningkatkan mutu lingkungan kerja/quality of work life (yaitu proses yang digunakan organisasi untuk menanggapi mekanisme yang mengijinkan mereka untuk menentukan desain pekerjaan yang akan mereka lakukan).

3)      Yang terakhir adalah intervensi adalah intervensi yang berfokus pada orang yang ditujukan untuk mengubah sikap dan perilaku, dengan dasar asumsi efektivitas organisasi dapat dikembangkan dengan mengatasi persoalan interpersonal. Metode ini dapat dilakukan dengan teknik sebagai berikut: Sensitivity Training (melatih grup tertentu agar perilakunya berubah melalui interaksi tak terstruktur sehingga lebih sensitif terhadap perilaku orang lain), Survey Feedback (penggunaan kuisioner untuk mengetahui perbedaan persepsi anggota organisasi dan dapat dilanjutkan dengan diskusi untuk mengatasinya), Process Consultation (menggunakan konsultan yang memberi pandangan bagi kliennya mengenai apa yang terjadi di sekelilingnya, dan menentukan proses yang perlu dikembangkan), Team Building (interaksi dalam grup untuk meningkatkan kepercayaan dan keterbukaan), Intergroup Development (dukungan untuk mengembangkan interaksi antar kelompok).

10. PERAN AGEN PERUBAHAN

Agen perubahan merupakan pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya, berlangsungnya, dan kesuksesan perubahan organisasi. Agen perubahan bertugas untuk mengintervensi organisasi atau para karyawan, departemen-departemen, dengan tujuan untuk meningkatkan efektivitas mereka. Agen perubahan dapat berasal dari luar organisasi, yaitu konsultan, berasal dari dalam organisasi sendiri, maupun campuran antara keduanya. Kesuksesan perubahan akan sangat tergantung pada kualitas agen perubahan dan tingkat kerja sama antara agen perubahan tersebut dengan para pengambil keputusan organisasi.

11. STRATEGI PERUBAHAN

Berbagai struktur perubahan tersedia bagi agen perubahan untuk diterapkan. Pemilihan strategi yang tepat akan menentukan hasil tujuan perubahan.

1)      Perubahan Kekuatan-Paksaan

Strategi ini menggunakan kekuasaan legitimasi, imbalan, dan kekuasaan paksaan sebagai alat dasar untuk melaksanakan perubahan, kekuasaan legitimasi, imbalan dan paksaan merupakan jenis kekuasaan yang ditanamkan atau melekat pada posisi-posisi tertentu dalam hirarki struktur organisasi, oleh karena itu, agen perubahan dapat memaksakan terjadinya perubahan karena dia memiliki wewenang yang sah.

2)      Strategi Empirikal-Rasional

Penerapan strategi ini didasarkan pada anggapan bahwa manusia bersedia berubah jika mempunyai alasan yang kuat. Oleh karenanya tindakan perubahan harus dimulai dari bujukan agen perubahan tentang pentingnya perubahan, dengan menjelaskan berbagai kerugian jika tidak diadakan perubahan dan manfaat yang akan diperoleh jika diadakan perubahan organisasi. Bujukan akan berhasil jika agen perubahan memiliki kekuasaan.

3)      Strategi Normative-Reductive

Perubahan melibatkan berbagai hal, antara lain perubahan sikap, nilai keahlian, pola hubungan antar pribadi, norma dan budaya individu maupun kelompok.

12. METODE PENGEMBANGAN STRUKTUR

1)      Manajemen berdasarkan sasaran. Manajemen berdasarkan sasaran (Management By Objective = MBO) merupakan sistem manajerial yang komprehensif yang memadukan berbagai aktivitas penting manajerial ke dalam suatu gaya yang sinematik, yang secara sadar mengarah kepada efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan individu dan organisasi. MBO bertujuan untuk memanfaatkan kreativitas dan inovasi individu dengan melibatkan mereka dalam aktivitas pengambilan keputusan.

2)      Organisasi sistem 4. Menurut sistem ini, organisasi dapat dibagi menjadi 4 sistem, yaitu sistem pertama (desain mekanistik) sampai dengan sistem 4 (desain organik). Desain organik dianggap merupakan kondisi ideal bagi prestasi puncak organisasi, sehingga jika organisasi saat ini diketahui berada pada sistem 1,2 maupun 3, harus diusahan diubah atau didekatkan ke sistem 4.

3)      Teknologi Desain MAPS. MAPS merupakan metode pengembangan struktur dengan jalan mengaplikasikan teori-teori motivasi. Pada intinya MAPS bertujuan untuk mengetahui “reaksi” individu terhadap jenis-jenis pekerjaan dan rekan kerjanya. Reaksi yang kurang baik menandakan perlunya perbaikan dan pengembangan struktur maupun pilihan kelompok kerja.

13. METODE PENGEMBANGAN KETERAMPILAN DAN SIKAP

Metode pengembangan keterampilan dan sikap dapat dikelompokkan ke dalam:

a)      On-the job training terdiri dari job-instruction training dan junior executive board.

b)      Off-the job training melalui metode pengajaran, diskusi, studi kasus, dan pelakonan peran.

14. METODE PENGEMBANGAN PERILAKU

Metode pengembangan perilaku terdiri dari:

1)      Grade managerial, yaitu kelompok pengembangan untuk mengembangkan perilaku kelompok dan gaya kepemimpinan yang efektif.

2)      Team building, ditujukan untuk lebih memfungsikan tim kerja dengan jalan meningkatkan keterampilan antar pribadi (interpersonal skill).

3)      Life planning, merupakan metode pengembangan perilaku dengan jalan menuntun individu untuk memiliki karir dan aktivitas (pekerjaan) yang mendatangkan kepuasan bagi dirinya.

4)      Sensitivity training, ditujukan untuk meningkatkan kepekaan pengertian terhadap diri sendiri maupun terhadap rekan kerja sehingga diperoleh pilihan perilaku yang tepat.