IV. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1. PENDAHULUAN

            Komunikasi adalah aktivitas yang amat penting dan tak dapat dipisahkan dari kehidupan makhluk di dunia, terutama umat manusia, dan terus ada sampai akhir zaman.

2. PENGERTIAN DAN MODEL KOMUNIKASI

a)      Pengertian Komunikasi

Istilah komunikasi telah dipakai sedemikian luasnya dalam kehidupan kita sehari-hari, dan juga telah menjadi obyek studi para ahli dalam kurun waktu yang cukup lama.

Para teoritisi membagi definisi dalam dua aliran:

1)      Berinteraksi pada sumber

Komunikasi adalah kegiatan dengan mana seseorang (sumber) secara sungguh-sungguh memindahkan stimulasi (rangsangan) guna mendapatkan tanggapan. (Miller, 1996).

2)      Berinteraksi pada penerima

Memandang komunikasi sebagai semua kegiatan dalam mana seseorang (penerima) menanggapi stimulus atau rangsangan. (Steven, 1950).

b)     Proses Komunikasi

1)      Sumber informasi

Ini adalah awal dari proses komunikasi.

2)      Transmisi

Mengubah pesan dan mengirimkan kepada peneriman.

3)      Kebisingan/gangguan

Segala sesuatu yang mengganggu dan terjadi antara transmisi dan penerima.

4)      Penerima

Disini komunikasi telah melewati tahap antara pengirim dan penerima, dimana terjadi proses yang disebut decoding, yaitu pemberi makna atau penafsiran atas pesan yang dikirimkan.

5)      Tujuan akhir

Adalah bagian terakhir dari proses komunikasi atau yang menjadi tanda selesainya dan telah dilaksanakannya proses komunikasi.

3. FUNGSI-FUNGSI KOMUNIKASI

a)      Fungsi Kontrol

Komunikasi dapat dipakai untuk mengontrol atau mengendalikan perilaku anggota organisasi dalam berbagai cara. Organisasi memiliki hirarki wewenang dan pedoman yang diikuti oleh pekerja.

b)     Fungsi Motivasi

Komunikasi dapat juga dipakai sebagai cara untuk menjelaskan bagaimana pekerja seharusnya bekerja agar dapat meningkatkan kemampuan dan kinerjanya.

c)      Fungsi Informasi

Pengambilan keputusan dalam organisasi memerlukan informasi. Komunikasi berfungsi menyediakan informasi yang berguna bagi individu atau kelompok untuk membuat keputusan yang dikehendaki.

4. JENIS-JENIS KOMUNIKASI

a)      Lingkup Organisasi

·         Komunikasi Intern

Komunikasi yang terjadi antara orang-orang atau bagian-bagian yang ada atau berlangsung dalam sebuah organisasi. Contoh: antara atasan dan bawahan.

·         Komunikasi Eksternal

Komunikasi yang terjadi atau berlangsung antara suatu organisasi dengan pihak luar dan bagian organisasi lainnya. Contoh: sebuah organisasi perusahaan dengan bank dan kantor pemerintahan.

b)     Arah

Dari sudut arahnya, komunikasi dapat dibedakan antara komunikasi searah dan komunikasi 2 (dua) arah.

Komunikasi searah adalah komunikasi yang ditandai oleh adanya satu pihak yang aktif, yaitu penyampaian informasi; sedangkan pihak lainnya bersifat pasif dan menerima. Contoh: komunikasi searah atasan dan bawahan.

c)      Tingkatan Organisasi

Di dalam struktur organisasi dikenal adanya tingkat atau level hirarki, dan karenanya juga ikut menentukan jarak komunikasi yang berlangsung di dalamnya.

d)     Sifat Formal-Informal

Dari segi sifatnya, komunikasi dalam organisasi dapat berupa komunikasi formal dan informal. Komunikasi formal adalah komunikasi yang mempunyai jalur atau saluran organisasi dan berkenaan dengan urusan organisasi yang resmi. Sedangkan komunikasi informal adalah sebaliknya.

e)      Media

Dari segi media atau alat yang digunakan untuk mentransfer pesan, dikenal adanya komunikasi visual, dan audia visual.

·         Komunikasi visual adalah komunikasi yang menggunakan alat tertentu untuk mengirim pesan yang dapat ditangkap oleh indra penglihatan (mata).

·         Komunikasi audial adalah komunikasi yang menggunakan alat tertentu yang dapat ditangkap oleh indra pendengaran (telinga).

·         Komunikasi audio visual adalah komunikasi yang menggunakan alat tertentu yang dapat ditangkap oleh penglihatan dan pendengaran secara bersama.

f)       Cara Penyampaian Verbal-Non Verbal

·         Komunikasi verbal adalah komunikasi yang pesan-pesannya disampaikan dengan menggunakan kata yang dapat dimengerti oleh kebanyakan orang banyak melalui media tulis maupun lisan. Contohnya: penyiar tv, radio, koran.

·         Komunikasi non verbal adalah komunikasi yang pesan-pesannya disampaikan melalui simbol-simbol, isyarat atau perilaku tertentu yang bukan dengan kata-kata.

5. HAMBATAN-HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI

a)      Penyaringan

Yaitu komunikasi yang dimanipulasikan oleh si pengirim sehingga nampak lebih bersifat menyenangkan si penerima.

b)     Persepsi selektif

Yaitu keadaan dimana penerima pesan di dalam proses komunikasi melihat dan mendengar dasar keperluan, motivasi, latar belakang pengalaman, dan ciri-ciri pribadi lainnya. Contoh: seorang wanita yang keluar dari gedung bioskop dengan mata merah karena menangis, mungkin diinterpretasikan oleh seorang karena menonton film yang sedih, sementara orang lain menafsirkan telah terjadi percekcokan antara wanita itu dengan pasangannya.

c)      Perasaan

Bagaimana perasaan penerima pesan saat dia menerima pesan komunikasi akan mempengaruhi cara dia menginterpretasikan pesan.

d)     Bahasa

Kata-kata memiliki makna yang berbeda antara seseorang dengan orang lain. Contoh: umum, pendidikan, lingkungan kerja, budaya.

6. KUNCI BAGI KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

a)      Keterampilan mendengar aktif - mendengar yang efektif

·         Mendengar aktif

Adalah mendengar dengan penuh perhatian, minat, penerimaan dan disertai keinginan untuk mengambil tanggung jawab dalam penyelesaian sesuatu.

·         Untuk mencapai hal tersebut, beberapa perilaku yang perlu diperhatikan adalah:

a.      Tatapan mata

b.      Anggukan kepala dan ekspresi wajah yang tepat

c.       Hindari tindakan deskriptif

d.      Ajukan pertanyaan

e.      Menyimak

f.        Hindari memotong pembicaraan

g.      Hindari berbicara terlalu banyak.

b)     Keterampilan umpan balik yang efektif

Umpan balik lain berupa positif dan negatif

·         Umpan balik positif

Adalah yang bersifat penghargaan atau pujian atas sesuatu capaian yang bersifat positif.

·         Umpan balik negatif

Adalah yang bersifat kritikan atas hasil capaian yang tidak memuaskan.

·         Dalam memberikan umpan balik agar efektif, yang perlu dilakukan adalah:

a.      Fokuskan pada perilaku khusus

b.      Menjaga agar umpan balik bersifat obyektif impersive

c.       Menjaga umpan balik selalu berorientasi pada tujuan

d.      Tepat waktu

e.      Meyakinkan pemahaman

·         Sifat berita

a.      Jelas

b.      Lengkap

c.       Tepat waktu

d.      Menarik minat.